Les mentions du bulletin de paie

Un bulletin de salaire, correspondant à la rémunération perçue en contrepartie du travail fourni, est obligatoirement remis à chaque salarié par l'employeur avec lequel il est lié par un contrat de travail. Sur ce bulletin de salaire, certaines informations doivent obligatoirement être mentionnées, d'autres mentions sont facultatives et enfin certaines sont interdites.

Les mentions obligatoires et interdites du bulletin de paie

Sur le bulletin de paie, plusieurs informations sont obligatoires, d'autres sont facultatives et certaines sont interdites

Les mentions obligatoires du bulletin de paie

Depuis le 1er janvier 2018, tous les employeurs doivent adopter un nouveau modèle de bulletin de paie. Cette fiche de paie simplifiée, en vigueur depuis le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés, doit respecter une présentation conforme à la réglementation et faire apparaître certaines mentions qui sont obligatoires.

Faisons le tour de toutes ces mentions obligatoires qu'un bulletin de paie simplifié doit comporter.

L'identité de l'employeur :

  • le nom de l'employeur ;
  • l'adresse de l'employeur ;
  • la désignation de l'établissement dont dépend le salarié, si l'entreprise détient plusieurs établissements.

L'identification de l'employeur :

  • le code APE qui désigne l'activité principale exercée par l'entreprise ou par l'établissement d'emploi du salarié, sous son code NAF composé de 4 chiffres et 1 lettre et attribué par l'INSEE ;
  • le numéro SIRET constitué de 14 chiffres et attribué par l'INSEE pour identifier l'établissement d'une entreprise. Le SIRET comprend le numéro SIREN, identifiant unique de l'entreprise, constitué de 9 chiffres, auquel l'INSEE ajoute le NIC propre à l'établissement et composé de 5 chiffres.

Les textes applicables :

  • l'intitulé ou le code IDCC de la convention collective applicable au salarié ;
  • à défaut de convention collective, la référence au Code du travail concernant les dispositions relatives à la durée des congés payés et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail.

L'identification du salarié :

  • le nom et le prénom du salarié ;
  • l'emploi du salarié (l'intitulé du poste occupé par le salarié) ;
  • la position du salarié dans la classification conventionnelle (niveau et/ou coefficient hiérarchique).

L'activité du salarié :

  • la période d'emploi du salarié couvrant le paiement du salaire sur la fiche de paie (dans la plupart des cas, du premier au dernier jour du mois) ;
  • le nombre total d'heures travaillées par le salarié sur cette période ;
  • le nombre d'heures travaillées et payées au taux normal ;
  • le nombre d'heures complémentaires ou supplémentaires en précisant le taux de majoration appliqué (avec une ligne distincte pour chaque taux de majoration) ;
  • le nombre d'heures payées à un taux majoré pour travail de nuit, un jour férié, etc. ;
  • la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire pour les salariés sous convention de forfait (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, forfait annuel en heures ou en jours) ;
  • la nature de la base de calcul du salaire quand, exceptionnellement, cette base de calcul n'est pas la durée du travail.
    • Remarque : Certaines professions ne sont pas rémunérées au temps de travail mais à la tâche ou à la commission, comme les VRP, les artistes ou les pigistes.

Les accessoires de salaires :

  • la nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (avantages en nature, primes diverses, frais professionnels, etc.).

Le salaire brut :

  • le montant de la rémunération brute du salarié.

Les assiettes et les taux de cotisations sociales :

  • le montant, l'assiette (base de calcul des cotisations) et le taux des cotisations et contributions légales et conventionnelles à la charge du salarié ;
  • le montant et l'assiette (sans les taux) des cotisations légales et conventionnelles à la charge de l'employeur (avant déduction des exonérations et exemptions).
    • Remarque : Les cotisations de protection sociale doivent être réunies au sein de cinq rubriques : Santé, Accidents du travail-maladies professionnelles, Retraite, Famille-Sécurité sociale et Assurance chômage.

Les versements et retenues non soumis à cotisations sociales :

  • la nature et le montant des versements et retenues autres que les cotisations sociales salariales et patronales : les frais professionnels (indemnités de repas, frais de transport domicile-travail, frais de grands déplacements, etc.), les avances ou acomptes sur salaire, les saisies sur salaire.
    • Remarque : Les frais professionnels payés par l'employeur sur justificatifs n'ont pas à apparaître sur le bulletin de paie.

Le net à payer :

  • le montant du salaire net versé au salarié.

La date du paiement :

  • la date de paiement du salaire net.

Les congés :

  • les dates de congé et le montant de l'indemnité correspondante si le salarié a pris des congés sur la période de paie considérée ;
    • Remarque : Les dates de congé uniquement (sans l'indemnité correspondante) pour le salarié dont les indemnités sont versées par les caisses de congés payés.

Les exonérations et exemptions :

  • le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales appliqué à la rémunération du salarié (exemple : réduction Fillon, réduction du taux de cotisation d'allocations familiales).
    • Remarque : Pour la liste complète des réductions existantes, l'employeur doit se référer aux mesures figurant dans l'annexe jointe au projet de loi de financement de la Sécurité sociale de l'année.

Le total des charges patronales :

  • le montant total versé par l'employeur correspondant au salaire total brut du salarié additionné du montant total des cotisations patronales et déduction faite des exonérations et exemptions de cotisations patronales.

La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie :

  • la mention qu'une rubrique est dédiée au bulletin de paie sur le site service-public.fr.
    • Remarque : le gouvernement a mis en ligne une page présentant le nouveau modèle de bulletin de paie simplifié en le comparant à l'ancien modèle : gouvervement.fr/bulletin-de-paie. Sur le nouveau bulletin de paie, le gouvernement informe le salarié avec cette mention : "Pour la définition des termes employés, se reporter au site internet service-public.fr, rubrique cotisations sociales".

La conservation du bulletin :

  • la mention incitant le salarié à conserver son bulletin de paie sans limitation de durée.

La retenue à la source :

  • l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source.
    • Remarque : Cette dernière mention ne sera obligatoire qu'à compter du 1er janvier 2019, la mise en place de la retenue à la source ayant été reportée à cette date.

Les mentions facultatives du bulletin de paie

En plus de toutes les mentions obligatoires, d'autres mentions peuvent apparaître sur un bulletin de paie. Si certaines d'entre elles n'ont qu'un caractère informatif permettant une bonne gestion du dossier du salarié, d'autres peuvent, en cas de litige, constituer une preuve.

Voici quelques mentions qu'il est fréquent de trouver sur un bulletin de paie, sans que cette liste ne soit exhaustive :

  • la date d'entrée du salarié et/ou la date d'ancienneté ;
  • le montant du salaire brut cumulé depuis le début de l'année ;
  • le montant du salaire net imposable cumulé depuis le début de l'année ;
  • la date de la journée de solidarité ;
  • le nombre de jours de congés payés acquis et le nombre de jours de congés restant à prendre pour la période en cours ;
  • la nature du paiement du salaire net (chèque ou virement) et le RIB du compte du salarié.

Les mentions interdites du bulletin de paie

Les mentions apparaissant sur le bulletin de paie ne doivent pas porter atteinte au droit des personnes et aux libertés individuelles et collectives.

Ainsi, il est interdit de mentionner sur le bulletin de paie :

L'exercice du droit de grève

Les heures d'absence du salarié relatives au droit de grève ne doivent pas apparaître sur la fiche de paie.

Lorsqu'une retenue est effectuée sur le salaire pour un jour de grève, elle doit apparaître sur le bulletin de paie de façon neutre sans précision de la nature de l'absence.

Il peut être indiqué, par exemple : "Absence non rémunérée".

Les activités de représentant du personnel

Les heures de délégation attribuées à un représentant du personnel pour l'exercice de son mandat ne doivent pas apparaître comme telles sur son bulletin de paie.

Lorsque ces heures de délégation sont prises sur le temps de travail, elles ne sont pas dissociées du temps normal de travail sur le bulletin de paie puisqu'elles sont considérées comme des heures effectives de travail.

Lorsque les heures de délégation sont prises en dehors des heures habituelles de travail, elles doivent apparaître de façon neutre sur le bulletin de paie, en indiquant, par exemple : "Autres heures".

Cependant, la nature et le montant de la rémunération liés à l'activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie.

Sanctions

  • L'absence d'une mention obligatoire sur un bulletin de paie peut entraîner une condamnation de l'employeur au versement d'une amende de 3e classe (450 euros).
  • L'employeur peut également être condamné à verser au salarié des dommages et intérêts en cas de préjudice causé par l'absence d'une mention obligatoire.
  • Un bulletin de paie mentionnant un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement effectué par le salarié peut constituer un délit de travail dissimulé.

Sources : Articles R.3243-1 à R.3243-5 et R.3246-2 du Code du travail

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